Procedury postępowania w sytuacjach awaryjnych, oprócz formy pisemnej, w kluczowych kwestiach wyrażone są za pomocą znaków ostrzegawczych, informacyjnych oraz znaków zakazu, nakazu i bezpieczeństwa. Stosowane w gospodarstwie znaki są znormalizowane i przedstawiają swoje znaczenie za pomocą uniwersalnie i intuicyjnie zrozumiałych symboli.
Zakres informacji przekazywanej przez zastosowane znaki, powszechnie zrozumiałe także dla pracowników obcojęzycznych, powinien obejmować zagadnienia zawarte w procedurach, tzn. powinny dotyczyć lokalizacji źródeł zagrożeń oraz miejsc i obiektów istotnych z punktu widzenia bezpieczeństwa i ratownictwa, dróg ewakuacji, zachowań zabronionych, wyboru środków i sposobów postępowania mających na celu ograniczenie ryzyka i / lub minimalizację szkód powstałych na skutek wypadków i zaistnienia sytuacji niebezpiecznych, użycia środków ochrony przed działaniem czynników szkodliwymi, uciążliwymi i niebezpiecznymi. Pozostałe informacje będące częścią procedur, dotyczące identyfikacji gospodarstwa, osób kontaktowych i telefonów alarmowych powinny być wyeksponowane, widoczne i podane w jednoznaczny sposób (np. z użyciem symboli).
Procedury postępowania w sytuacjach awaryjnych, takich jak wypadki i zdarzenia losowe, powinny uwzględniać wszystkie zagrożenia zidentyfikowane w ocenie ryzyka, przeprowadzonej dla procesu produkcji i poszczególnych stanowisk pracy, właściwych dla działań prowadzonych w gospodarstwie. Powinny one mieć charakter trwały i udokumentowany, a wiec pisemny.
Pisemne procedury postępowania w razie wypadku i sytuacji niebezpiecznych powinny być dostępne w widocznym miejscu pracownikom, podwykonawcom oraz dostawcom i odbiorcom towarów, gościom lub inspektorom odwiedzającym gospodarstwo. Powinny być sporządzone w języku dominującym wśród pracowników i / lub w formie piktogramów zrozumiałych także przez obcokrajowców.
Procedury powinny uwzględniać kwestie zawarte w analizie ryzyka określając następujące zagadnienia:
- adres gospodarstwa oraz nazwa stanowiska, do którego procedury się odnoszą,
- osobę lub osoby, z którymi należy się skontaktować w razie wypadku lub zaistnienia niebezpiecznej sytuacji,
- lokalizacja punktów krytycznych mogących stanowić zagrożenie dla bezpieczeństwa i zdrowia pracowników,
- określenia środków zapobiegawczych oraz działań służących przeciwdziałaniu i ograniczaniu skutków zaistniałych sytuacji awaryjnych,
- wykaz aktualnych numerów telefonów następujących służb: policja, straż pożarna, pogotowie ratunkowe, szpital, ośrodki toksykologiczne, doraźna pomoc lekarska na miejscu lub z dojazdem, dostawcy prądu, wody i gazu,
- miejsce i sposób awaryjnego odcięcia dopływu prądu, wody i gazu,
- lokalizacja najbliższego telefonu,
- sposób komunikowania się ze służbami pomocy kryzysowej, w tym szczególnie ze służbami działającymi w zakresie ochrony zdrowia oraz ratowania życia i mienia (np. konieczność podania precyzyjnej informacji o tym: GDZIE się stało? CO się stało? ILE OSÓB jest poszkodowanych / rannych? Jaki jest CHARAKTER SZKÓD, zwłaszcza USZKODZEŃ CIAŁA? KTO dzwoni?),
- lokalizacja gaśnic,
- wyjścia awaryjne.
Informacja o procedurach i ich dostępności powinna być przekazana wszystkim osobom związanym z działalnością gospodarstwa, łącznie z podwykonawcami i odwiedzającymi. Pełna treść procedur powinna być przedstawiona zatrudnionym pracownikom podczas każdorazowych szkoleń z BHP.
Procedury powinny być przeglądane raz w roku i aktualizowane w przypadku zmian w ocenie ryzyka.