Zapewnienie komunikacji jest szczególnie istotne w przypadku cudzoziemców, u których może wystąpić bariera językowa. Jeżeli zatem pracodawca i pracownik nie mówią w tym samym języku konieczne może być zaangażowanie tłumacza. Ustawodawca chroni polski rynek pracy, wobec czego zatrudniając cudzoziemca – obok zwykłych formalności związanych z zatrudnieniem – trzeba spełnić trzy dodatkowe warunki.
Po pierwsze pracownik musi zalegalizować swój pobyt w Polsce, co zazwyczaj oznacza konieczność uzyskania wizy lub zezwolenia na pobyt (formalności załatwia pracownik). Jest to o tyle bardzo istotne, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów należnych, wypłaconych, dokonanych lub postawionych do dyspozycji wypłat, świadczeń oraz innych należności ze stosunku pracy, umów cywilnoprawnych i praw majątkowych cudzoziemcowi, który w okresie świadczenia pracy lub wykonywania osobiście działalności na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej nie posiadał ważnego, wymaganego na podstawie odrębnych przepisów, dokumentu uprawniającego do pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Dotyczy to także składek z tytułu tych należności w części finansowanej przez płatnika składek oraz zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakład pracy temu cudzoziemcowi. Innymi słowy zatrudnienie osoby przebywającej w Polsce nielegalnie oznacza, że jej wynagrodzenia i jego pochodnych nie można zaliczać do kosztów uzyskania przychodów.
W Polsce bez zezwolenia na pracę najczęściej zatrudnia się cudzoziemca, który:
- posiada zezwolenie na pobyt stały w Polsce,
- posiada zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego Unii Europejskiej w Polsce,
- posiada zgodę na pobyt ze względów humanitarnych,
- posiada zgodę na pobyt tolerowany w Polsce.
W najbliższym czasie planowane jest zastąpienie tej formy zatrudnienia nowymi formami zezwoleń na pracę:
- zezwolenia na pracę sezonową – dedykowane przede wszystkim dla rolnictwa,
- zezwolenia na pracę krótkoterminową.
Pracownik zagraniczny powinien zarabiać tyle, co Polak na takim stanowisku. Bezwzględnie należy jednak przestrzegać zasady, że powinien on otrzymywać co najmniej minimalne wynagrodzenie za pracę (w 2022 r. jest to 3010 z zł). Zezwolenie sezonowe niezmiennie może obejmować maksymalnie 9 miesięcy w roku kalendarzowym.
Jeżeli pracownik nie ma nadanego wcześniej numeru PESEL lub NIP, należy wystąpić o nadanie numeru NIP – obowiązek po stronie pracownika, ale numer jest potrzebny pracodawcy. W chwili obecnej nie nadaje się numeru PESEL cudzoziemcom, którzy przebywają w Polsce tylko w celu świadczenia pracy.
Poza tym należy dopełnić analogicznych formalności, jak w przypadku Polaków, czyli m.in. zgłosić pracownika do ZUS, zrobić badanie wstępne i szkolenie BHP itp.
Zasady dotyczące pracy obcokrajowców w Polsce zawarte są w wielu aktach prawnych (ustawach, rozporządzeniach). 29 stycznia 2022 r. weszły w życie znowelizowane przepisy o zatrudnianiu cudzoziemców. Duże zmiany wprowadzono do ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Zmodyfikowano zasady rejestrowania oświadczeń o powierzeniu wykonywania pracy, udzielenia zezwoleń na pracę sezonową oraz zezwoleń na pracę. Największe modyfikacje, które rewolucjonizują zasady zatrudniania cudzoziemców z 6 krajów: Białorusi, Gruzji, Mołdawii, Rosji, Armenii i Ukrainy wprowadzono w „procedurze oświadczeniowej”, czyli w oświadczeniu o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi. Od 29 stycznia 2022 roku pracodawca może zarejestrować oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi na 24 miesiące i nie musi czekać, by rejestrować kolejne. Może to zrobić od razu po zakończeniu ważności poprzedniego dokumentu. Nowe przepisy zlikwidowały też okres rozliczeniowy. Wskazany przez pracodawcę w oświadczeniu dzień rozpoczęcia pracy cudzoziemca nie może nastąpić później niż 6 miesięcy, licząc od dnia jego złożenia. Wynagrodzenie cudzoziemca nie może być niższe od wysokości wynagrodzenia pracowników wykonujących pracę porównywalnego rodzaju lub na porównywalnym stanowisku. Oznacza to, że pracodawca nie będzie mógł zatrudnić cudzoziemca za niższą stawkę niż płaci obywatelom polskim wykonującym pracę na tym samym stanowisku.