Zatrudniając pracowników należy prowadzić im akta osobowe. Akta osobowe pracownika składają się z 3 części i obejmują:
- w części A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,
- w części B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika,
- w części C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.
Przepisy wymagają, aby kary porządkowe przechowywane były w części B akt osobowych. I tu pojawia się problem. Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane, każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów. Tymczasem karę uważa się za niebyłą, a odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa z akt osobowych pracownika po roku nienagannej pracy. Pracodawca może, z własnej inicjatywy lub na wniosek reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej, uznać karę za niebyłą przed upływem tego terminu. Zasadę tę stosuje się odpowiednio w razie uwzględnienia sprzeciwu przez pracodawcę albo wydania przez sąd pracy orzeczenia o uchyleniu kary.
Skoro więc kara zatarta uważana jest za niebyłą, nie powinno być po niej śladu w aktach. Wyjęcie dokumentu spowoduje jednak „dziurę” w aktach. Można co prawda przenumerować dokumenty, ale jest to dodatkowa, żmudna praca. Aby tego uniknąć można w części B wyznaczyć podzbiór przeznaczony na same kary porządkowe. W takim przypadku usunięcie kary nie spowoduje konieczności przenumerowywania wszystkich dokumentów.