Dokumentacja wszystkich zdarzeń gospodarczych wynikających z prowadzenia działalności jest koniecznym działaniem, dzięki któremu poza sprawami wynikającymi z rozliczeń np. z Urzędem Skarbowym, producent posiada niezbędne informacje o kosztach i opłacalności danej działalności.
Potrzeba ograniczenia kosztów produkcji jest ważnym czynnikiem sprzyjającym rozwojowi usług na rynku. Tzw. „outsourcing” to korzystanie z usług zewnętrznych, zlecanych przez gospodarstwa szukające optymalnych rozwiązań usprawniających gospodarowanie. Celem „outsourcing’u” jest obniżenie kosztów działalności i lepsze reagowanie na zmieniające się wymagania na rynku oraz optymalizacja inwestycji. „Outsourcing” ma na celu identyfikację tych zadań w przedsiębiorstwie, które podmiot zewnętrzny zrobiłby lepiej i taniej. Pozwala przedsiębiorstwom skupić się na najważniejszych dla gospodarstwa obszarach działalności. Obniżenie kosztów operacyjnych wpływa na poprawę rentowności. Wykorzystanie usług zewnętrznych może także wpłynąć na: większą elastyczność cenową, znalezienie tańszych źródeł finansowania, a również na realizowanie nowych przedsięwzięć, które zwiększą konkurencyjność gospodarstwa.
Zalety „outsourcing’u”, to:
- oszczędność czasu pozwalająca osobie zarządzającej skupić się na podstawowych działaniach gospodarstwa. Wyspecjalizowany dostawca zazwyczaj działa sprawniej, osiąga lepsze wyniki i generuje mniejsze koszty,
- obniżenie kosztów – pozwala przedsiębiorstwom zastąpić koszty stałe zmiennymi, rozłożonymi na dłuższy okres, przede wszystkim dotyczy to sprzętów i maszyn,
- redukcja zatrudnienia,
- zmniejszenie administracyjnych kosztów zarządzania pracownikami,
- poprawa kontroli jakości i przeniesienie odpowiedzialności na podmioty zewnętrzne,
- poprawność przepływu gotówki,
- lepsza obsługa informatyczna.