Każdy człowiek jest inny i ma inne potrzeby oraz zdolności. Rolą dobrego pracodawcy jest maksymalne wykorzystanie indywidualnych umiejętności pracownika. Jednocześnie dobrze jest znać ograniczenia swoich pracowników. Łatwiej wtedy dobrać zakres obowiązków do osoby, a jednocześnie pracodawca zyskuje większą gwarancję poprawnego wykonania pracy.
Dodatkowo ustawodawca wprost zapisał, że pracodawca, stosownie do możliwości i warunków, zaspokaja bytowe, socjalne i kulturalne potrzeby pracowników. Kluczowy w tym zapisie jest zwrot „stosowne do możliwości” – w praktyce oznacza on, że niemal wszystko zależy od woli pracodawcy. Jeżeli nie będzie chciał zaspokajać potrzeb, zawsze może wskazać, że nie było możliwości albo warunków.
Jednym ze sposób zaspokajania takich potrzeb jest tworzenie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, w ramach którego finansuje się działalność socjalną, czyli usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.
Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych tworzą pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku, co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, tworzą ZFŚS na wniosek zakładowej organizacji związkowej.
Pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą tworzyć ZFŚS lub mogą wypłacać świadczenie urlopowe.
Powyższe nie dotyczy pracodawców prowadzących działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych – tworzą oni ZFŚS, bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników.