Polskie Stowarzyszenie Zrównoważonego Rolnictwa i Żywności

Krajowy System e-Faktur (KSeF), którego obowiązkowe stosowanie wejdzie w życie w 2026 roku, oznacza fundamentalną zmianę w sposobie wystawiania, przesyłania, odbierania i archiwizowania faktur w Polsce. Rolnicy prowadzący działalność muszą się odpowiednio przygotować, ponieważ system dotknie praktycznie wszystkich podatników.

KSeF to scentralizowany system teleinformatyczny, który służy do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Głównym celem KSeF jest usprawnienie i automatyzacja procesów fakturowania i księgowania, redukcja pomyłek wynikających z ręcznego wprowadzania danych oraz zapewnienie większej transparentności i bezpieczeństwa danych

– wyjaśnia Maksymilian Mruk, księgowy Agraves, ekspert ds. KSeF.

Kluczowe terminy wdrażania KSeF
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF jest rozłożony na etapy, zależne od wielkości podmiotu:

Od 1 lutego 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie duże podmioty, których wartość sprzedaży (wraz z VAT) przekroczyła 200 mln zł w 2024 roku.
Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek ten rozszerzy się na pozostałych podatników u których wartość sprzedaży (wraz z VAT) w 2024 r. była równa lub niższa 200 mln zł.
Wyłączenie przejściowe dla najmniejszych: podatnicy, u których miesięczna wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) udokumentowana fakturami poza KSeF jest mniejsza lub równa 10 000 zł, są zwolnieni z obowiązku wystawiania faktur w KSeF do końca 2026 roku.

Co ważne, powyższe terminy dotyczą wyłącznie obowiązku wystawiania faktur. Obowiązek odbierania faktur za pośrednictwem KSeF dla wszystkich podatników, co do zasady, rozpoczyna się wcześniej, od 1 lutego 2026 r.

– podkreśla Maksymilian Mruk.

Rolnicy a KSeF
Od 1 lutego 2026 roku każdy prowadzący działalność (w tym gospodarstwo rolne) powinien być gotowy na elektroniczny odbiór faktur zakupowych za pośrednictwem KSeF. Wśród najczęściej występujących dokumentów kosztowych należy wymienić faktury za zakup środków niezbędnych do produkcji rolnej, faktury za zakup sprzętu czy materiałów wykorzystywanych do napraw i utrzymania gospodarstwa a przede wszystkim opłaty za media (np. gaz, prąd, woda) używane w działalności.

Za datę otrzymania faktury ustrukturyzowanej uznawana będzie data jej udostępnienia w KSeF (poprzez przydzielenie numeru systemowego), niezależnie od terminu jej pobrania. Dlatego tak ważne jest wybranie odpowiednich narzędzi do obsługi KSeF.

Rolnicy ryczałtowi posługujący się wyłącznie numerem PESEL (bez NIP) nie otrzymają faktur zakupowych bezpośrednio w KSeF. W takich przypadkach sprzedawca ma obowiązek udostępnić fakturę ustrukturyzowaną w formie uzgodnionej (np. papierowo/PDF). Istnieje jednak możliwość, że nabywca na własną prośbę otrzyma kod QR/link, co umożliwi jej pobranie bezpośrednio z KSeF w tzw. dostępie dwuetapowym (anonimowym), bez konieczności uwierzytelniania się w systemie. W opisanym wyżej przypadku datą otrzymania jest data faktycznego otrzymania poza KSeF.

Wraz z wdrożeniem obowiązkowego KSeF nastąpi implementacja różnych modeli uprawnień, w tym tych dedykowanych dla samofakturowania. Podatnik (sprzedawca) będzie mógł wskazać nabywcę towarów lub usług jako uprawnionego do wystawiania faktur w ramach samofakturowania. Już dziś takie uprawnienia mogą zostać nadane poprzez moduł MCU i zostaną przeniesione do docelowego systemu KSeF 2.0.

Rolnik ryczałtowy jako sprzedawca (faktury VAT RR)
Wystawianie faktur VAT RR oraz VAT RR KOREKTA w KSeF nie będzie obowiązkowe, a jedynie fakultatywne. Ustawodawca przewiduje taką możliwość od 1 kwietnia 2026 r.

Aby umożliwić wystawianie faktur VAT RR w KSeF, rolnik ryczałtowy musi udzielić uprawnienia swojemu nabywcy (czynnemu podatnikowi VAT) oraz złożyć oświadczenie potwierdzające swój status rolnika ryczałtowego.
Po uzyskaniu uprawnienia każda transakcja między tymi stronami będzie udokumentowana fakturą VAT RR przy użyciu KSeF do odwołania.
Jeżeli rolnik nie złoży stosownego oświadczenia i nie wskaże nabywcy, faktura VAT RR będzie mogła być wystawiona poza systemem, tak jak dotychczas.

Wyłączenia
Ministerstwo Finansów przewiduje szereg wyłączeń od obowiązkowego KSeF. Przykłady wybranych:

dokumenty będące w obrocie gospodarczym, które nie są fakturami w rozumieniu ustawy o VAT. Do KSeF nie przesyła się faktur proforma, faktur wewnętrznych, dowodów wewnętrznych, not uznaniowych ani not obciążeniowych oraz rachunków w rozumieniu ordynacji podatkowej;
faktury na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (tzw. konsumenci). Podatnicy będą mogli wystawiać je dobrowolnie w KSeF, lecz sposób ich dostarczenia musi być dogodny dla odbiorcy;
świadczenie usług przejazdu autostradą płatną;
świadczenia usług przewozu osób udokumentowane fakturami w formie biletu jednorazowego (np. taborem samochodowym, kolejami, samolotami);
faktury wystawiane przy zastosowaniu kas rejestrujących i paragony fiskalne uznane za faktury uproszczone (do 450 zł) – zwolnienie z obowiązku do końca 2026 roku.

Jak uzyskać dostęp do KSeF?
Warunkiem koniecznym do korzystania z funkcjonalności KSeF jest odpowiednie uwierzytelnienie w systemie oraz posiadanie wymaganych pełnomocnictw.

Osoby fizyczne (prowadzące gospodarstwo, jednoosobową działalność, rolnicy ryczałtowi) mogą użyć podpisu zaufanego (darmowy) lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego w celu uwierzytelnienia się.

Podmioty te otrzymują tzw. uprawnienia właścicielskie, jednak aby zalogować się do systemu muszą posiadać numer NIP (dotyczy to również rolników ryczałtowych). Po autoryzacji w systemie można używać KSeF samodzielnie lub nadawać uprawnienia innym osobom/podmiotom elektronicznie.

– tłumaczy Maksymilian Mruk.

Od 1 listopada 2025 r. udostępniony jest Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU), który służy do nadawania uprawnień i generowania certyfikatów KSeF. Na początku grudnia 2025 r. resort finansów udostępnił funkcjonalność umożliwiającą także generowanie tokenów.Funkcjonalności MCU zostaną włączone do docelowej Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 od 1 lutego 2026 r., a uprawnienia nadane w MCU zostaną do niej przeniesione.

Procedury awaryjne i okres bez sankcji
W ramach prac nad KSeF przewidziano rozwiązania offline na wypadek problemów technicznych. Zasady wystawiania faktur zależą od przyczyny problemu:

problem po stronie podatnika (np. brak Internetu) – fakturę będzie trzeba przesłać do systemu niezwłocznie, najpóźniej w następnym dniu roboczym (tzw. tryb offline24);
zaplanowane prace serwisowe – fakturę trzeba dosłać nie później niż w następnym dniu roboczym po ich zakończeniu;
tryb awaryjny ogłoszony przez Ministerstwo Finansów (np. w razie usterki KSeF) – termin na przesłanie dokumentu do systemu wydłuża się do 7 dni roboczych od zakończenia awarii;
w najbardziej wyjątkowym przypadku, podyktowanym zagrożeniem kraju lub jego infrastruktury, faktury wystawia się całkowicie poza systemem, nawet papierowo, bez obowiązku późniejszego przesłania ich do KSeF.

Ministerstwo Finansów zapewnia, że komunikaty o niedostępności będą ogłaszane w Biuletynie Informacji Publicznej MF oraz w oprogramowaniu interfejsowym. Awaria całkowita natomiast ogłoszona będzie w środkach społecznego przekazu.

Ponadto, do końca 2026 roku obowiązuje okres „zawieszenia kar” za nienależyte używanie systemu. Pomimo, że kary zaczną obowiązywać dopiero od 2027 roku, zaleca się wcześniejsze przygotowanie firmy.

– kończy Maksymilian Mruk.

Autorem artykułu jest firma członkowska Stowarzyszenia: Agraves.

Źródła